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« La perfection des moyens et la confusion des buts semblent caractériser notre époque.  »

Validation de documents

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Validation de documents

Dans ce tuto, je vous propose de mettre en place un flux de messagerie qui consiste à envoyer un mail à une personne dès qu'un nouveau document est déposé dans une bibliothèque.

Création d'un flux de messagerie

Création d'un flux de messagerie

Je vous propose dans un premier temps de créer une nouvelle application...

Flux EMAIL (1)

Choississez l'application "Bibliothèque de documents"

Flux EMAIL (2)

Doonez lui un nom. Afin de respecter les conventions tant qu'à l'écriture d'URL, ne mettez pas de caractères spéciaux ni d'espace...

Flux EMAIL (3)

Afin que le titre soit plus présentable, sélectionnez  l'application et rendez-vous dans l'onglet "Bibliothèque"

Flux EMAIL (4)

"Paramètres de bibliotèque"

Flux EMAIL (5)

"Nom, description et navigation de liste"

Flux EMAIL (6)

Donnez lui un beau nom et cliquez sur "Enregistrer".

Flux EMAIL (7)

 

Flux EMAIL (8)

Création du flux dans SharePoint Designer 2013

Lancez SharePoint Designer et connectez-vous à votre site

Flux EMAIL (9)

Sélectionnez "Flux de travail de liste"

Flux EMAIL (11)

Sélectionnez votre bibliothèque "Documents à valider"

Flux EMAIL (12)

Nommez le "Envoi d'un email" puis validez

Flux EMAIL (13)

Cliquez sur le bouton "Action" dans le ruban "FLUX DE TRAVAIL"

Flux EMAIL (14)

Et sélectionnez "Envoyer un courrier électronique"

Flux EMAIL (15)

Cliquez sur le lien "ces utilisateurs"

Flux EMAIL (16)

En face du champ "A", cliquer sur le livre

Flux EMAIL (17)

Sélectionnez le compte habilité à valider le document, ici "Admin"

Flux EMAIL (18)

Insérer un contenu de message. Pour ajouter des variables, cliquez sur "Ajouter ou modifier la recherche"

Flux EMAIL (19)

Insérez les critères suivants:

  • Elément en cours
  • Nom

Flux EMAIL (20)

Une fois votre modèle de mail fait, cliquez sur "Ok"

Flux EMAIL (21)

Vous pouvez vérifier les erreurs

Une

Flux EMAIL (22)

Flux EMAIL (23)

Nous allons définir à présent à quel moment le flux doit s'executer. Pour cela, sélectionnez "Paramètres de flux de travail"

Flux EMAIL (24)

Et cochez principalement la case en bas à droite "Démarrer automatiquement le flux de travail lorsqu'un élément est créé"

Flux EMAIL (25)

Validation du flux

Téléchargez un nouveau document

Flux EMAIL (26)

Flux EMAIL (27)

La colonne du flux créé précédement affiche "Terminé"

Flux EMAIL (28)

Vous pouvez cliquez sur le lien

Flux EMAIL (29)

Et vérifiez votre boîte aux lettres

Flux EMAIL (30)

Vu des flux dans Visio 2013

Vu des flux dans Visio 2013

Une fonctionnalité interressante est de pouvoir exporter vos flux dans Visio

flux visio (1)

Enregistrez l'exportation.

flux visio (2)

Dans Visio, dans l'onglet "Processus", cliquez sur "Importer"

flux visio (3)

Et sélectionnez votre exportation

flux visio (4)

Votre flux s'affiche dans Visio

flux visio (5)

Création d'un flux de relecture

Création d'un flux de relecture

Je vous propose ici de mettre en place un flux permettant de valider si l'utilisateur final a bien lu le document.

flux relecture (1)

Le première étape consiste à générer un colonne de site qui contiendra l'information, celle-ci sera sous forme de choix multiple.

flux relecture (2)

Je vous propose de mettre:

  • Non fait
  • Lu
  • Non Lu

flux relecture (3)

Dans SharePoint Designer, sélectionnez votre précédent flux

flux relecture (4)

Et cliquez sur "Modifier le flux de travail"

flux relecture (5)

Cliquez sur "Action" et sélectionnez "Assigner quelque chose à faire"

flux relecture (6)

Cliquez sur le lien "Quelque chose à faire"

flux relecture (7)

Suivant

flux relecture (8)

Nommez le puis "Terminer"

flux relecture (9)

Cliquez sur "ces utilisateurs"

flux relecture (10)

Sélectionnez le compte concerné

flux relecture (11)

Puis validez et cliquez à nouveau sur le bouton "Action"

flux relecture (12)

Sélectionnez "Mettre à jour l'élément de la liste"

flux relecture (13)

Cliquez sur "cette liste"

flux relecture (14)

"Ajouter"

flux relecture (15)

Sélectionnez la colonne de site précédement créée et assigné lui la valeur "Lu"

flux relecture (16)

flux relecture (17)

Voici le bon ordre dans lequel doit se trouver vos différentes actions

flux relecture (18)

N'oubliez pas de publier votre flux

flux relecture (19)

Faites le test en téléchargeant un nouveau document

flux relecture (20)

flux relecture (21)

flux relecture (22)

Le document s'affiche bien dans la bibliothèque avec le flux "Envoi d'un email" que l'on vient de modifier avec le statut en cours et la colonne de site "Lecture de document" avec el statut "Non fait". Si vous cliquez sur le lien "En cours",

flux relecture (23)

Vous arrivez sur une page indiquant le statut du flux de travail et vous pourrez cliquez sur le lien "Tâches de flux de travail"

flux relecture (24)

Cliquez sur les trois petits points du document concerné, "Modifier l'élément"

flux relecture (25)

"Effectuer des tâches"

flux relecture (26)

Voici le mail que le destinataire peut recevoir

flux relecture lien (1)

Le document passe en mode "Lu"

flux relecture (27)

création d'un flux contenant un lien

Création d'un flux contenant un lien

Plutôt que de demandé à l'utiliateur de chercher l'information sur laquelle il doit faire action, autant lui insérer un lien pointant vers le document.

Sélectionnez votre flux et modifiez le en cliquant sur le lien ici "Admin"

 

flux relecture lien (2)

Rajoutez le texte qui va bien et cliquez sur le symbole de lien hypertexte vers le haut à droite

flux relecture lien (3)

Indiquez le texte et cliquez sur "fx"

flux relecture lien (4)

Et insérez les variables suivantes:

  • Contexte du flux de travail
  • URL de l'élément actif

flux relecture lien (5)

Validez trois fois

flux relecture lien (6)

flux relecture lien (7)

Publiez votre flux

flux relecture lien (8)

 

Générez un nouveau document dans votre bibliothèque et vous devriez recevoir un mail avec le lien poitant vers le document

 

flux relecture lien (21)

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