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« Je ne pense jamais au futur. Il vient bien assez tôt.  »

Relance de contrats

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Relance de contrats

Dans ce tuto, je vous propose de voir comment vous pouvez créer simplement un flux permettant d'être alerté avant l'échéance d'un contrat.

Première partie

Première partie

Créons à nouveau une nouvelle application

Relance 1 contrat (1)

Sélectionnez "Bibliothèque de document"

Relance 1 contrat (2)

Et nommez la

Relance 1 contrat (3)

Afin d'affiner certains réglages, allez dans l'onglet "BIBLIOTHEQUE"

Relance 1 contrat (4)

"Paramètres de la bibliothèque"

Relance 1 contrat (5)

"Nom, description et navigation de liste"

Relance 1 contrat (6)

Et modifiez à votre convenance

Relance 1 contrat (7)

A l'issu, rendez-vous dans "Paramètres du site"

Relance 1 contrat (8)

"Navigation"

Relance 1 contrat (9)

Et réorganisez vos liens

Relance 1 contrat (10)

Relance 1 contrat (11)

Sélectionnez votre bibliothèque et allez dans les paramètres de la bibliothèque" afin de créer les différents colonnes nécessaires

Relance 1 contrat (12)

"Créer une colonne"

Relance 1 contrat (13)

Nom "Responsable du contrat", type "Personne ou groupe"

Relance 1 contrat (14)

Dans Afficher le champ, sélectionnez "Adresse de messagerie professionnelle" et validez par "Ok"

Relance 1 contrat (15)

Créer une colonne:

Nom "Date du début du contrat", type "Date et heure"

Relance 1 contrat (16)

Créer une colonne:

Nom "Date du fin du contrat", type "Date et heure"

Relance 1 contrat (17)

Créer une colonne:

Nom "Nombre de jour avant tacite reconduction", type "Nombre"

Relance 1 contrat (18)

Renseignez un minimum et maximum

Relance 1 contrat (19)

Créer une colonne:

Nom "Date de relance", type "Valeur calculée"

Relance 1 contrat (20)

Créez la formule

Relance 1 contrat (21)

Qui sera la différence entre la "date de fin de contrat" et le "nombre de jour avant"

Relance 1 contrat (22)

Créez un nouveau document

Relance 1 contrat (23)

Relance 1 contrat (24)

Renseignez les différents champs

Relance 1 contrat (25)

Relance 1 contrat (26)

Deuxième partie

Deuxième partie

L'idéal serait d'être alerté par mail lorsque l'on s'approche de la date d'échéance.

Créez dans SharePoint Designer un nouveau flux pour votre bibliothèque nommé "Suivi des contrats"

Relance 2 contrat (2)

Cliquez sur "Action" et sélectionnez "Pause jusqu'à une date donnée".

Relance 2 contrat (4)

Cliquez sur le lien "cette date"

Relance 2 contrat (5)

Cliquez sur "fx"

Relance 2 contrat (6)

Sélectionnez:

  • Elément en cours
  • Date de relance

Relance 2 contrat (7)

Dans "Action", sélectionnez "Envoyer un courrier électronique"

Relance 2 contrat (8)

Cliquez sur "ces utilisateurs"

Relance 2 contrat (9)

Sélectionnez les utilisateurs

Relance 2 contrat (10)

Sélectionnez "Recherche de flux pour un utilisateur..."

Relance 2 contrat (11)

Sélectionnez:

  • Elément en cours
  • Responsable du contrat
  • Comme chaîne

Relance 2 contrat (12)

Validez par trois fois

Relance 2 contrat (13)

Créez votre modèle de mail

Relance 2 contrat (14)

Relance 2 contrat (15)

Relance 2 contrat (16)

Relance 2 contrat (17)

Publiez votre flux

Relance 2 contrat (18)

Relance 2 contrat (19)

Relance 2 contrat (20)

Malheureusement, ce type de flux est quelque peu difficile à vérifier.

Créez au besoin un contrat dont la date arrive à échéance dans deux jours avec une relance un jour avant et patientez jusqu'à demain...

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