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« L’expérience est une lanterne que l’on porte sur le dos et qui n’éclaire jamais que le chemin parcouru.  »

Savoir rédiger son courriel

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Rédiger un courriel

L'utilisation de la messagerie est devenu un moyen de communication tout à fait classique et standard. Mais comme toute bonne chose, mal l'utiliser ou en abuser amène tout simplement au rejet des courriels.

Pour être un moyen de communication efficace, il convient de respecter certaines règles d'usages basées sur le bon sens.

Principalement utilisé dans le monde professionnel, la rédaction du courriel dépendra du destinataire.

 

Règle n° 1:

N'abusez pas du champ "A" qui ne doit comporter les adresses des personnes devant mener l'action demandé dans le mail. Si ce champ contient trop de destinataire, tous les destinataires penseront que ce sont les autres qui auront traité l'information. Résultat: rien ne sera fait.

Conseil : utilisez le champ "CC" (Copie Conforme) pour renseigner les autres utilisateurs.

L'utilisation du champ "A" n'est pas obligatoire si personne ne doit faire une action précise!

Règle n°2:

Toujours mettre un objet car un courriel sans objet sont bien souvent utilisés par des spammeurs.

Règle n°3 :

L'objet du courriel va renseigner le destinataire du contenu du courriel. Il doit être suffisament claire et compréhensible afin de capter suffisamment l'attention du destinataire afin qu'il prenne connaissance du contenu du courriel. De préférence, il ne doit pas contenir ni d'articles, ni de verbe conjugué et quelques mots (6 maximum). L'objet ne doit en aucun cas remplacer le contenu du message. Par exemple, "congés payés", visite médicale", "maintenance serveur". Ne mettez qu'un seul objet de manière à éviter le traitement partiel de votre courriel.

Les différents moyens de lecture des mails (ordinateurs, tablettes, phablettes, téléphones, montres, etc) limitent plus ou moins la surface d'affichage de l'objet, et donc plus votre objet sera important, moins il sera visible...

Règle n°4 :

Le corps de message doit contenir l'information clé.

Faites des phrases courtes dans un langage courant. Sachez que des études récentes ont démontré que si le mail été rédigé dans un langage :

  • Maternelle, ce dernier à 46%  de chance d'être lu.
  • Primaire, ce dernier à 53%  de chance d'être lu.
  • Lycéen, ce dernier à 45%  de chance d'être lu.
  • Supérieur, ce dernier à 39%  de chance d'être lu.

Bien sûr, adaptez votre langage en fonction du destinataire final...

Evitez de mettre un corps de texte trop long de plusieurs pages. Si vous attendez une réponse rapide et clair de votre interlocuteur, c'est loupé. le temps que le destinataire s'approprie l'intégralité du mail, il va se passer 1/4 heure et personne de nos jours n'a le temps de passer 1/4 heure par mail.

Faites des phrases courtes. Ne rédigez pas votre courriel en majuscule, vous criez!

Règle n°5:

Renseignez une formule de politesse adaptée au destinataire.

Règle n°6:

Insérez votre signature en évitant d'y mettre des liens hypertexte car les courriels contenant ce type d'information peuvent être considérer comme indésirable voir même être rejeter par les solutions anti-virus.

Règle n°7 :

N'utilisez pas la messagerie pour ne rien dire. Pensez aux destinataires qui recoivent des mails avec uniquement des LOL ou MDR de 10 expéditaires qui cliquent sur "Répondre à tous". C'est la meilleure façon de procéder pour provoquer un rejet accidentel d'un mail important!

Règle N°8 :

Utilisez intelligemment le niveau d'importance "Haute", "Normale" et "Faible". A force de crier "Au loup!", plus personne ne vient.

Règle n°9:

Si vous souhaitez envoyer un powerpoint rigolo à tous vos amis, n'utilisez ni le champ "A" ni le champ "CC" mais privilégiez le champ "CCI" (Copie Conforme Invisible). La raison est simple. Si un de vos destinaire n'est pas très honnête (je n'en doute pas, nous avons tous que de très bonnes relations), ou que son poste informatique est infecté par un malware, il se peut fortement que tous les destinataires mentionnés dans le courriel reçoivent des spams plus tard.

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